حسابرسی فناوری اطلاعات

تقلب موجودی کالا

 

وقتی به تقلب موجودی کالا فکر می کنیم، اغلب اين ايده به ذهن مي رسد که یک دستیار فروش کالايي را از انبار فروشگاه دزدي كند یا کارمندی كالا را از انبار  سرقت كند. اگرچه اینها اشکال متداول سرقت است، اما موارد پیچیده تقلب موجودی نیز وجود دارند.

براساس گزارش به ملل سال 2016 (Report to the nation) در مورد تقلب كه توسط انجمن بازرسان تقلب تهيه شده است،در ميان طرح های تقلب غیرنقدي، تقلب موجودی کالا متداول ترين نوع تقلب غيرنقدي به شمار مي رود. مطالعه موردی زير در مورد يك نمونه واقعي تقلب موجودی کالا است البته در اين نمونه نام شرکت و اشخاص تغییر یافته است.

مطالعه موردي كارخانه شكلات سازي

كارخانه شكلات سازي متعلق به  یک خانواده سازنده شکلات دست ساز لوکس است. این كسب و كار در اواخر قرن نوزدهم تأسیس شد و هنوز هم متعلق به نوادگان خانواده بنیانگذار است.

در زمان تقلب، این شرکت متعلق به لوک بود. لوک به عنوان مدیر عامل، بیشتر وقت خود را صرف بررسي آمار مالی، بازاریابی و فروش کرد. فعالیتهای خرید و تولید توسط آدام اداره می شد. آدام با سابقه 30 سال کار و  پس از بازنشستگی پدر لوک به عنوان مدیر تولید و خرید منصوب شد. با توجه به خدمات طولانی، آدم بسیار مورد توجه و اعتماد لوک بود.

وظایف حسابداری و امور مالی توسط یک تیم مالی کوچک انجام شد که عمدتاً بر حسابداری، مالیات و تهیه گزارش هاي قانوني متمرکز بود. هر روز لوک و آدام به طور خلاصه برای بحث در مورد عملکرد  روز گذشته یک ربع ملاقات می كردند. این بحث براساس گزارشی تهیه شده توسط تیم مالی بود که شامل چند بعد کلیدی (فروش، حاشیه سود، پول نقد و موجودی كالا)، ارقام تطبیقی ​​از سه ماهه قبلی و توضیحات مختصر در مورد مهمترین انحرافات بین ارقام بود.

فرآيند انبار کاملا سر راست بود. یک كارشناس خرید نظارت بر خرید مواد اولیه، تیم انبار مسئول دریافت کالاها و انجام کنترل کیفیت در مواد را بر عهده داشتند. تیم تولید مدیریت ماشین آلات برای تولید محصول را بر عهده داشت. آدام همچنین تیم کوچکی از رانندگان را که مسئولیت اعزام و تحویل کالا به مشتریان را بر عهده داشتند، مدیریت کرد.

در پایان هر بعد از ظهر ، آدام در سیستم ثبت می کرد که چه مقدار مواد اولیه استفاده شده و در آن روز چند میله تولید شده است.  وی سپس در انتهاي روز اوراق تحویل را چاپ می كرد و آنها را به تیم تحویل می داد. وقتی رانندگان اوراق خود را دریافت می کردند، کامیون های خود را بارگيري می کردند و محصولات خود را به مشتریان تحویل می دادند.

آدام تنها عضو تیم تولیدی بود که به سیستم  شرکت دسترسی داشت، بنابراین وی تنها کسی بود که از اطلاعات دقیق و ورودی و خروجی كالا مطلع بود. پس از مدتی، مدیر حسابداری با بررسي آمار شك كرد كه ورودي هاي كالاي توليد شده به انبار با ظرفيت توليد تطابقي ندارد.

این مسئله زمانی آشکار شد که یکی از اعضای تیم تولیدی درباره تعداد میله های تولید شده در آن روز به دوستش مدیر حسابداری اطلاعاتي داد. روز بعد ، هنگامی که وی دريافت عملکرد تولید که در روز قبل ثبت شده است با رقم ذکر شده توسط دوستش مطابقت ندارد، مشکوک به بروز مشکلي بزرگتر بود. آدم اظهار داشت که اعداد موجود در سیستم صحیح است زیرا او میله ها را شخصاً شمارش می كند.  با این حال ، مدیر حسابداری هنوز هم فکر می کرد که مشکلی وجود دارد و به گفتگو با لوک مستقیماً در مورد اختلافات پرداخت.

مدیر حسابداری اوضاع را برای لوك توضیح داد و به او گفت كه او مشكوك كرده است كه یك اپراتور تولید شكلات توليد شده را قبل از اینكه آدام بتواند آنها را در سیستم ثبت كند، دزدیده است.

براساس این شك، لوك بازپرس تقلبي را استخدام كرد.  او در تلاش برای جلوگیری از هرگونه تغییر در رفتار تيم زيرمجموعه آدام، حتي به وي نيز در مورد بازرس تقلب، اطلاعي نداد.  بازپرس به لوك توصیه كرد كه قبل از آنكه كاميون ها در انتهای روز كارخانه را ترك كنند ، شمارش موجودی را به صورت غافلگیرانه انجام دهند. این شمارش غافلگیرکننده نشان داد که چندین جعبه میله که روی یکی از کامیون ها بارگذاری شده بود، به هیچ وجه در سیستم انبار ثبت نشده اند. راننده این کامیون به سرعت اعتراف کرد که وی با کمک آدم از كارخانه دزدي کرده است. وی در ادامه توضیح داد که هر روز آدام 10 کیلو شکلات کمتر از وزن واقعی تولید برای روز ثبت می کرد به عنوان مثال اگر 1000 کیلوگرم تولید می شد 990 کیلوگرم ثبت می کرد. سپس راننده کامیون خود را با تعداد میله های ذکر شده در گزارش تحویل، که توسط آدم تحویل داده شده بود، به اضافه 10 کیلوگرم اضافی بارگیری می کرد. این میله های اضافی که هرگز در سیستم انبار ثبت نشده بود، توسط راننده به شخص ثالث فروخته شده و درآمد حاصل از آن بین راننده و آدم تقسیم می شد. براساس ارقام ارائه شده توسط راننده كه بعداً توسط آدم تأیید شد، طی سه سال تقلب موجودي كالا باعث سرقت کالاهایی با ارزش کل تخمینی 150،000 پوند (حدود 197000 دلار) شد.

چگونه تقلب در این مقیاس اتفاق افتاد؟ به نظر می رسد که پنهان کردن آن در واقع بسیار آسان بود. هیچ کس در انبار به غیر از آدام به نرم افزار شرکت دسترسی نداشت. آدم تنها کسی بود که برای تولید روزانه حجم تولید را ثبت مي کرد و همچنین او کسی بود که بر بارگيري محصول در كاميون ها نظارت داشت. گزارش های سه ماهه ای که با لوک مورد بحث قرار گرفت فقط شامل دو رقم مربوط به موجودی است: ارزش کل مواد اولیه و میزان موجودی کالاهای نهایی در پایان سه ماهه. از آنجا که تنها نگرانی لوک ، داشتن موجودي کافی برای تامين سفارشات بود، وی این اطلاعات را مناسب دانسته و سؤال دیگری نمي پرسید. علاوه بر این، آدام تصمیم مي گرفت که چه موقع انبارگرداني انجام شود، بنابراین اطمینان داشت که از قبل هیچگونه محصول اضافی در انبار باقی نمانده است. این دو کلاهبردار بلافاصله اخراج شدند. آنها توافق کردند که مبلغ را بازپرداخت کنند. با این حال ، هیچ یک از طرفین در پایان این کار را نکردند.

چگونه شرکت های تولیدی می توانند در مقابل تقلب موجودی كالا محافظت شوند؟

شرکت های تولید کننده برای جلوگیری از تقلب موجودی کالا باید روی حوزه هاي اصلی زیر تمرکز کنند.

تفکیک وظایف: عدم تفکیک وظایف نقش اساسی را در پرونده كارخانه شكلات سازي ایفا کرد ، زیرا آدام چندین کار متضاد را انجام داد.  برای جلوگیری از تقلب ، کارمندان درگیر در فرایند تولید نباید درگیر روند حمل و نقل باشند. پس از پرونده تقلب ، كارخانه شكلات سازي تیم انبار خود را سازماندهی مجدد کرد و نقش ناظر جداگانه ای را برای تولید و حمل و نقل ایجاد کرد. سرپرست تولید مسئولیت وارد کردن ارقام ورودی و خروجی تولید در سیستم را بر عهده داشت. مدیر کارخانه که جايگزين آدام شده بود، امكان ثبت بر روي سيستم را نداشت، وی داده های وارد شده و ویرایش شده توسط سرپرست تولید را بررسی و تأیید کرد. در تیم تحویل، سرپرست حمل و نقل دقت هر حمل و نقل تهیه شده توسط تیم تحویل را بررسی کرده و علاوه بر این، مدیر کارخانه بررسی های تصادفی را بر روی نمونه ای از محموله ها انجام  مي دهد.

تجزیه و تحلیل عملکرد تولیدعملکرد تولید ، تفاوت بین تولید واقعی و خروجی استاندارد بر اساس ورودی های استاندارد مواد و نیروی کار ، می تواند یک شاخص مفید از کارآیی فرایند تولید باشد. اگر كارخانه شكلات سازي به طور مرتب از این شاخص استفاده می کرد ، مشخص می شد که بر اساس مواد اولیه مورد استفاده ، میزان تولید سالانه تقریباً 2600 کیلوگرم بیشتر بوده و تقلب می توانست خیلی زودتر تشخیص داده شود.

فرآيند گزارش مدیریت عدم وجود یک فرایند گزارش شده ساختاری مدیریتی ، باعث شد تا تقلب در كارخانه شكلات سازي رخ دهد . جلسات سه ماهه لوک و آدم به طور غیررسمی ، مختصر و مفصل برای پیشگیری مناسب از تقلب کافی نبود. اگر واریانسهای عملکردی و عملیاتی به درستی کنترل می شدند ، تقلب خیلی زودتر آشکار می شد.

پس از این حادثه ، یک بسته گزارش تفصیلی مدیریتی شامل KPI های خاص برای هر بخش اجرا شد و جلسات بررسی سه ماهه تمدید شد تا روسای ادارات مربوطه از جمله فروش ، بازاریابی و امور مالی شامل شود. این جلسات از یک دستور کار منظم پیروی می کند و کلیه KPI ها با جزئیات و توسط روسای هر بخش بررسی می شوند. علاوه بر این ، عملکرد واقعی با بودجه مقایسه می شود.

شمارش موجودي به صورت اتفاقي: اولین توصیه از بازرس تقلب در این مطالعه موردی ، شمارش موجودي به صورت اتفاقي و غافلگيركننده بود که بلافاصله منجر به کشف گم شدن میله هاي شكلات شد.  می توان از شمارش موجودی ها به صورت اتفاقي به عنوان روشی مؤثر برای جلوگیری و کشف تقلب استفاده کرد. اين نوع كنترل براي متقلبان قابل پيش بيني نيست و مي تواند آنها را از اقدامات متقلبانه باز دارد.

براساس گزارش  انجمن بازرسان تقلب، بازرسي هاي اتفاقي می توانند میانگین زیان ناشی از تقلب را از 195،000 دلار (144،000 پوند) به 100000 دلار (74000 پوند) کاهش دهند و این کاهش 49٪ است. علاوه بر این ، بازرسي هاي اتفاقي می توانند میانگین مدت تقلب را از 24 ماه به 12 ماه کاهش دهند.

فرآیند تولید خودکار:  ماشین آلات مورد استفاده كارخانه شكلات سازي هیچ رابطه اي با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ندارد ، یعنی تجهیزات میزان مواد اولیه مورد استفاده در طی فرآیند تولید یا تعداد میله های تولید شده را ثبت نکردند. این دو مقدار توسط آدام به صورت دستی ثبت مي شود و باعث بروز تقلب شد. فرآیندهای دستی بیشتر مستعد خطا و تقلب هستند. استفاده از ماشین آلات تولید که به صورت یکپارچه با ERP شرکت یکپارچه شده است به جلوگیری از این نوع تقلب کمک می کند. امروزه پیشرفته ترین دستگاه های تولید قادر به اندازه گیری ورودی و خروجی بوده و به طور خودکار سیستم شرکت را به روز می کنند.

نظر دهید