حسابرسی فناوری اطلاعات

شناسایی فرآیندها در حسابرسی عملیاتی

يك فرآيند از مجموعه‌اي از فعاليت‌ها تشكيل مي‌شود كه با همكاري محيطي سازماني و محيطي تكنيكي انجام مي‌شوند. اين فعاليت‌ها با يكديگر يك هدف كسب و كار را مشخص مي‌كنند. هر فرآيند كسب و كار توسط سازماني منفرد وضع مي‌شود ولي ممكن است با فرآيندهاي كسب و كار انجام شده توسط ساير شركت‌ها تعامل داشته باشد.

فرآيند يك توالي از فعاليت‌هاي ساختاريافته يا نيمه ساختاريافته است كه به صورت متوالي هم يا موازي توسط دو يا چند فرد در جهت يك هدف مشترك انجام مي‌شوند. در اين تعريف 5 نكته مهم وجود دارد:

  1. فرآيند از يك توالي فعاليت‌ها تشكيل شده ‌است. در نتيجه يك فعاليت كه تنها توسط يك فرد انجام شود، فرآيند محسوب نمي‌شود. با مدلسازي و ترسيم فرآيندها مي‌توان موارد و فعاليت‌هاي غير ضروري را حذف نمود.
  2. يك فرآيند ساختاريافته يا نيمه ساختار يافته است. اين امر به اين معني است كه يك سري قوانين يا منطق بر توالي فعاليت‌ها حاكم است. هنگامي‌كه يك منطق تعريف شده وجود داشته باشد، خودكارسازي مي‌تواند به حذف خطاها و تصميم‌گيري در زمينه ارجاع كار كمك كند.
  3. فعاليت‌ها مي‌توانند به صورت سري يا موازي صورت گيرند. بيشتر فعاليت‌ها داراي يك توالي يا مجموعه‌اي از قدم‌ها از شروع تا پايان هستند. در نتيجه اين نوع از فعاليت‌ها را راحت‌تر مي‌توان خودكارسازي و رديابي كرد. در اكثر موارد انجام موازي فعاليت‌ها بدون خودكارسازي و رديابي بسيار دشوار است. به وسيله مديريت فرآيندها نه تنها ارجاع موازي آسان‌تر است، بلكه هميشه مي‌توان از وضعيت فعلي كار مورد نظر، فرد انجام دهنده و وضعيت بعدي آن آگاهي يافت.
  4. حتماً بايد دو يا چند فرد يا واحد سازماني در انجام فعاليت‌هاي مختلف جريان كار شركت داشته باشند. وقتي اطلاعات از فردي به فرد ديگر جريان مي‌يابد، امكان گم شدن مطلب، وقوع خطا يا برداشت اشتباه از آن افزايش مي‌يابد. اگر قدم‌هاي كار خودكار شود و اطلاعات به صورت الكترونيكي دريافت شود، امكان وقوع اشتباه بسيار كاهش مي‌يابد. همچنين اگر برنامه‌ها در قسمتي از فرآيند دخالت داشته باشند، وجود اطلاعات در فرمت الكترونيكي يكپارچه‌سازي را ساده‌تر مي‌كند.
  5. توالي فعاليت‌ها به دنبال رسيدن به يك هدف مشترك يا خروجي واحد است. اين امر بيانگر اين حقيقت است كه فرآيندها به دنبال ايجاد نتيجه و خروجي هستند. با به كار گرفتن روش مديريت فرآيندها كار مي‌توان بر روي نتيجه مطلوب تمركز كرد و نتيجه را براساس استانداردها ارزيابي نمود. اگر در دستيابي به اهداف مشكلي وجود داشته باشد، از بهينه‌سازي جهت بهبود فرآيند استفاده مي‌شود.

 

  • شما مسئولیت اجرای چه وظایف کلیدی را بر عهده دارید؟
  • شما به چه ورودی هایی(اطلاعات، مستندات، و غیره)، برای انجام این وظایف کلیدی نیاز دارید؟
  • شما به ویژه با این گونه ورودی ها چه خواهید کرد؟
  • شما چه خروجی هایی را از انجام هریک از وظایف خود تولید کرده اید؟
  • کدام افراد یا زمینه های دیگری وجود دارند که شما برای انجام وظایف خود به آنها وابسته هستید؟
  • کدام افراد یا زمینه های دیگری وجود دارند که شما برای انجام وظایف خود به گونه ای موثر و کارامد و به موقع به آنها وابسته هستید؟
  • شما، برای انجام وظایف خود از چه سیستم های اطلاعاتی استفاده می کنید؟
  • برای تکمیل هر یک از وظایف محوله چه مدت زمان لازم است؟
  • شما معمولا با چه نوع استثنائاتی مواجه می شوید؟
  • شما با این گونه استثنائات چگونه برخورد می کنید؟
  • شما در هنگام اجرای وظایف خود با چه موانع یا چالش هایی رو به رو می شوید؟
  • شما برای بر طرف کردن موانع یا برخورد با چالش ها چه می کنید؟
  • شما چگونه اطمینان حاصل می کنید که وظایف خود را به درستی انجام می دهید؟

نظر دهید