حسابرسی فناوری اطلاعات

محدودیت های کنترل های داخلی

اطمینان بخشی معقول مقوله ای است که در حوزه حسابرسی داخلی مورد تاکید قرار می گیرد. برخی از افراد چنین بینشی دارند که کنترل های داخلی می توانند به صورت مطلق و قطعی تاثیرات ریسک ها را کاهش داده و زمینه تحقق اهداف سازمان را فراهم کنند لیکن در عمل چنین فرضی درست نیست چرا که بواسطه وجود محدودیت های مختلف، کنترل های داخلی ممکن است نتوانند به صورت موثر عمل کنند. همچنین اینکه ماهیت پیش بینی نشده ریسک ها و برهم کنش های آنها باعث می شود تا اعمال کنترل های موثر برای رویارویی با آنها همواره میسر نباشد. در ادامه مهمترین محدودیت های کنترل های داخلی ارائه شده است.

 

تصمیم گیری

یکی از مهمترین محدودیت های کنترل های داخلی مربوط به محدودیت تصمیم گیری است. بخشی از کنترل های داخلی براساس تصمیم گیری و قضاوت انسان ها طراحی شده اند. کنترل های ساده ممکن است به صورت خودکار یا سیستمی و بدون دخالت انسان اجرا شوند. لیکن کنترل های پیچیده در بسیاری از موارد نیازمند تصمیم گیری و مداخله انسان هستند. انسان ها در تصمیم گیری با محدودیت هایی روبرو هستند. میزان اطلاعات در دسترس، میزان ابهام موضوع، زمان در دسترس، امکان مشاوره و دریافت نظرات دیگران، امکان احصای تمامی گزینه ها و ارزیابی آنها تمامی مواردی هستند که بر تصمیم گیری انسان ها تاثیرگذار هستند. در ادبیات جدید مدیریت تصمیم گیری منطقی مورد تردید قرار گرفته و تصمیم گیری نسبتا رضایت بخش برای انسان ها پذیرفته شده است بدین معنا که همه انسان ها نمی توانند در تمامی شرایط به صورت کاملا منطقی تصمیم هایی را اتخاذ کنند و تصمیم گیری یک محدودیت برای عامل انسانی در کنترل های داخلی به شمار می رود.

 

ضعف پیاده سازی کنترل ها

کنترل ها ممکن است د ر مرحله طراحی به صورت کامل و دقیق طراحی شوند لیکن در عمل اجرای آنها ممکن است با مشکلات و محدودیت هایی روبرو شود. خصوصا زمانی که نیروی کار قرار است مسئولیت اجرای کنترل را به عهده گیرد امکان اجرای نادرست کنترل بسیار جدی است. نیروی انسانی ممکن است دستورالعمل اجرایی کنترل را به درستی پیروی نکنند. برخی از مراحل را به صورت گذار طی کنند تا ناقص اجرا نمایند. آموزش های ضعیف یا غیراثربخش نیروی انسانی، جابجایی نیروی انسانی و گماردن افراد جدید برای اجرای کنترل ها نیز می تواند باعث ضعف آنها شود. در برخی موارد نیز ممکن است اشتباهات انسانی به عنوان یکی از محدودیت های کنترل های داخلی مطرح شوند.

 

نادیده گرفتن کنترل ها توسط مدیریت

مدیریت ممکن است با اهداف غیرقانونی و غیرمشروع برخی از کنترل های داخلی را متوقف نموده یا در روند اجرای آنها اختلال ایجاد کند. این وضعیت تحت عنوان نادیده گرفتن کنترل ها توسط مدیریت شناخته می شود. نادیده گرفتن کنترل ها ممکن است با اهدافی از جمله سواستفاده های شخصی یا سو استفاده به نفع یکی از ذینفعان در سازمان صورت گیرد.

نادیده گرفتن کنترل ها توسط مدیریت نباید با مداخله مدیریت در کنترل ها اشتباه گرفته شود. مداخله، ورود قانونی و مشروع مدیریت در فرآیند اعمال کنترل های داخلی است. به دلیل اینکه در بسیاری از موارد امکان احراز تمامی شرایط و پیش بینی آنها برای طراحی کنترل ها وجود ندارد، در این موارد ضروری است تا مدیریت برای واکنش مناسب نسبت به ریسک در کنترل های طراحی شده مداخله نموده و عملکرد آنها را مطابق با شرایط پیش آمده بهبود دهد.

 

تبانی

تبانی یکی دیگر از محدودیت های کنترل های داخلی است. تبانی دو یا چند نفر با یکدیگر می تواند باعث کنار گذاشته شدن کنترل های داخلی شود. تبانی ممکن است با اهداف متقبلانه انجام شود. افراد ممکن است از درون یا بیرون سازمان و در سطوح مختلف سازمانی با یکدیگر تبانی کنند. مثلا کارشناس خرید با تامین کننده تبانی کرده یا کارشناس فروش با خریداران تبانی کند. معمولا تبانی ها زمانی موثر می شوند که فردی کلیدی که مسئول اجرای کنترل های داخلی است با اهداف مشخصی کنترل را نادیده گرفته یا غیرفعال می کند. در برخی موارد تبانی در سطحی گسترده و با حضور تعداد قابل توجهی از افراد کلیدی در سطح سازمان ایجاد می شود.

 

هزینه در مقابل منفعت

منابع عمدتا با محدودیت روبرو هستند و سازمان ها باید همواره هزینه بهره گیری از منابع را مورد ملاحظه قرار دهند. پیاده سازی کنترل ها عمدتا با استفاده از منابع محدود سازمان انجام می شود از این رو باید منفعت ناشی از اجرای کنترل از هزینه های آن بیشتر باشد تا توجیه منطقی برای پیاده سازی کنترل وجود داشته باشد. در عمل هزینه کنترل ممکن است به شکلی افزایش یابد که مقبولیت آن کاهش یابد. البته باید توجه داشت که برآورد دقیق هزینه و منفعت کنترل در عمل بسیار دشوار است. کنترل ها معمولا به عنوان یک فعالیت یا کارکرد جداگانه تعریف نمی شوند و بخشی از وظایف و فرآیندهای روزمره مدیران و کارکنان هستند از این رو تفکیک، زمان سنجی، هزینه سنجی و سایر ابعاد کنترلی آنها به راحتی صورت نمی گیرد.

نظر دهید