کنترل کدهای اختصاری (Brevity code) در زمره کنترل های پیشگیرانه سیستم های اطلاعاتی به شمار می رود. در این نوع از کنترل به جای ورود اطلاعات پیچیده و مفصل از کدهای اختصاری خاصی استفاده می شود که نماینده اطلاعات مذکور است. موارد ذیل برخی از مثال های این نوع از کنترل می باشند:
• به جای اینکه شرایط پرداخت صورتحساب توسط مشتری به صورت کامل در سفارش خرید وی وارد گردد می توان از کد اختصاری
استفاده کرد. مثلاً شرایط \”پرداخت صورتحساب تا 25 روز پس از صدور بدون سود و پس از 25 روز با سود 2 درصد ماهیانه \” را می توان با
کد 01 تعیین کرد.
• دلیل مرجوع شدن کالا توسط مشتری را به جای \” نقص در کالای تحویل شده به دلیل آسیب دیدگی در زمان حمل\” می توان با کد
DMX بیان کرد.
کد های اختصاری در گذشته عمدتاً در ارتباطات نظامی استفاده می شد. آنها برای انتقال اطلاعات گسترده و پیچیده از کدهایی استفاده می کردند که برای طرفین تعریف شده بود. از این رو کدهای اختصاری باید در سازمان تعریف شده و در سیستم ها نیز به صورت پیش فرض گنجانده شوند.
دسترسی برای تعریف یا تغییر کدهای اختصاصی در تصدی مدیر ارشد سیستم یا مدیر ارشد کسب و کار است.
این کنترل باید با کنترل های دیگر ترکیب شده تا اطمینان حاصل شود که کاربران کد را به صورت اشتباه وارد نکرده اند.
کدهای اختصاری در مواقعی استفاده می شوند که ریسک ورود اطلاعات اشتباه توسط کاربران زیاد است. در مواردی که جملات و عبارات پیچیده باید توسط کاربر تعریف شود استفاده از این کدها ضروری است.
همچنین از موارد دیگر کاربرد این کدها حفظ محرمانگی اطلاعات و جلوگیری از ریسک افشای اطلاعات است. چرا که این کدها تنها برای کاربران سیستم قابل درک بوده و سایر افراد به راحتی نمی توانند معانی آنها را درک کنند.