فرآيند خريد يكي از خريدهاي اصلي سازمان بوده كه مي تواند ريسك هاي زيادي را براي سازمان به همراه داشته باشد. شناسايي و ارزيابي ريسك هاي خريد و تعيين كنترل هاي مربوطه و ارزيابي اثربخشي كنترل ها براي كاهش تاثيرات نامطلوب ريسك هاي خريد يكي از ماموريت هاي اصلي حسابرسان داخلي است. ريسك هاي خريد به چند گروه ريسك هاي تطبيق مقررات، ريسك هاي زمان، ريسك هاي هزينه و ريسك هاي كيفيت قابل طبقه بندي هستند. در اين ادامه ريسك هاي تطبيق از گروه ريسك هاي خريد بررسي شده اند.
عنوان ريسك: تمايل اعضاي كميته ارزيابي به سمت تامين كننده خاص بواسطه منافع احتمالي
شرح ريسك:
ممكن است اعضاي كميته ارزيابي كه مي توانند كميسيون معاملات، كميته فني يا زيرگروه هاي كميته فني باشند نسبت به يك پيشنهاددهنده خاص تمايل داشته باشند. در اين صورت مناقصه از حالت منصفانه خارج شده و منافع ساير پيشنهاددهندگان به خطر مي افتند. همچنين ممكن است که فرصت انتخاب گزينه مناسب نيز براي سازمان از ميان رود.
عواقب احتمالي ريسك:
- سوء استفاده از منابع
- اقدام قانونی عليه شركت
- اختلال در فعالیتهای خريد
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- یک محیط اخلاقی را حفظ کنید.
- اعضاي كميته ارزيابي را از ميان افراد قابل اعتماد و درستكار انتخاب كنيد.
عنوان ريسك: صدور مجوز براي تامين كنندگان فاقد صلاحیت از طریق ارائه گواهینامه های جعلی تضمین کیفیت
شرح ريسك:
در بسياري از موارد تامين كنندگان براي شركت در مناقصه بايد گواهي صلاحيت يا تضمين كيفيت خود را ارائه دهند. اين گواهينامه ممكن است توسط مراجع قانوني از جمله سازمان برنامه و بودجه يا مراجع حرفه اي مانند انجمن هاي حرفه اي يا مراجع فني مانند آزمايشگاه هاي تاييد صلاحيت فني ارائه شده باشند. در صورت ارائه مجوز دستكاري شده يا غيرمعتبر، سازمان ممكن است تامين كننده اي را انتخاب كند كه فاقد توانمندي لازم براي انجام كار يا تامين محصولات مورد نظر باشد.
عواقب احتمالي ريسك:
- انتخاب تامين كننده نامناسب و ضعيف
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- گواهينامه هاي تامين كنندگان را از مراجع معتبر استعلام كنيد.
- ارزيابي توانمندي فني تامين كنندگان را راسا توسط شركت انجام دهيد.
عنوان ريسك: مشخصات جهت دار براي كالا يا خدمات مورد درخواست به نحوي كه احتمال برنده شدن يك تامين كننده خاص را افزايش دهد.
شرح ريسك:
مشخصات كالا يا خدمات درخواستي بايد به نحوي تعيين شود تا نيازمندي هاي شركت به بهترين شكل به مناقصه گران منتقل شود. در صورتي كه مشخصات به نحوي تعيين شوند كه با ويژگي كالا يا خدمات يك تامين كننده خاص تطابق داشته باشد، علاوه بر غيرمنصفانه و غيرعادلانه بودن مناقصه، ممكن است شركت نيز نتواند كالا يا خدمات منطبق با نيازمندي هاي خود را دريافت كند.
عواقب احتمالي ريسك:
- پاسخ های ناکافی از مناقصه گران
- ادعای معاملات ناعادلانه
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- مشخصات كاركردي و غيركاركردي محصول را به صورت دقيق از واحد متقاضي دريافت كنيد.
- یک مکانیزم کنترلي را برای بررسی مشخصات قبل از انتشار و اجراي استقرار دهيد.
عنوان ريسك: نقض محرمانگي در خصوص پيشنهادي تامين كنندگان خصوصاً قيمت پيشنهادي
شرح ريسك:
يكي از اصول حاكم بر فرآيند خريد، عادلانه بودن فرآيند و وجود فرصت برابر براي حضور تمامي تامين كنندگان براساس شرايط خريد يا مناقصه است. حفظ محرمانگي پيشنهادهاي ارائه شده خصوصا پيشنهاد قيمت در فرآيند دريافت و ارزيابي پيشنهادها بسيار حائز اهميت است. چرا كه افشاي اطلاعات پيشنهادها باعث مي شود شرايط رقابتي و عادلانه به نفع يك يا چند نفر از پيشنهاددهندگان تحت تاثير قرار گيرد.
عواقب احتمالي ريسك:
- شکایات مناقصه گران از شركت
- سلب اعتماد مناقصه گران از شركت
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- رويه هاي رسمي امنيت اطلاعات را در مناقصات استقرار دهيد.
- کارکنان خريد را در انجام وظايف خود آموزش دهید.
- ممیزی های منظم و بررسی روندهای امنیتی را انجام دهید.
عنوان ريسك: عدم پیروی از روش های ارزیابی مؤثر
شرح ريسك:
يكي از مراحل اصلي در فرآيند خريد، ارزيابي پيشنهاددهندگان و پيشنهادهاي آنها است. اين ارزيابي مشتمل بر بررسي قابليت ها و توانمندي هاي مالي، فني و نيروي انساني، مطلوبيت پيشنهاد ارائه شده و بررسي قيمت پيشنهادي پيشنهاددهندگان است. در صورتي كه براي ارزيابي اين پيشنهادها بنا بر نوع خريد يا مناقصه روش مناسب به كار گرفته نشود ريسك حذف تامين كننده توانمند يا پذيرش تامين كننده ضعيف بسيار افزايش مي يابد.
عواقب احتمالي ريسك:
- ارزیابی متناقض
- شکایات احتمالی از مناقصه گران
- ارزیابی ذهنی و نه عینی پیشنهادات
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- ارزیابی مناسب را به کارکنان آموزش دهید.
- فرآیندهای ارزیابی تامين كنندگان و پيشنهادهاي آنها مناقصه را بهبود بخشید.
- روش های ارزیابی، ممیزی و بررسی را حفظ کنید.
عنوان ريسك: از دست رفتن مالکیت معنوی شركت محصول ساخت شده يا تامين شده توسط پيمانكار
شرح ريسك:
زماني كه شركت سفارش ساخت كالا يا محصولي را به تامين كننده مي دهد، محصول ايجاد شده در زمره دارايي هاي شركت به شمار رفته و مالكيت معنوي محصول در تصدي شركت است. در صورتي كه توافقات مناسبي براي انتقال مالكيت محصول به شركت در قرارداد في ما بين با تامين كننده درج نشده باشد، ممكن است تامين كننده از فوايد و منافع كالاي ايجاد شده به نفع خويش بهره برده و مالكيت معنوي شركت تحت شعاع قرار گيرد.
عواقب احتمالي ريسك:
- از دست دادن فرصت تجاری در عواقب احتمالی ریسک
فعاليت هاي كنترلي ريسك:
- اطمینان حاصل کنید که از بندهای مناسب در قرارداد درج شد است