کاربرگ ارزیابی ریسک تقلب حقوق و دستمزد
انجمن بازرسان خبره تقلب آمریکا مجموعه ای از ریسک های تقلب را در حوزه های مختلف شناسایی کرده و به ازای هر حوزه کاربرگ های ارزیابی ریسک تقلب را پیشنهاد کرده اند. در حوزه حقوق و دستمزد ریسک های سه گانه کارکنان شبح، پرداخت بیش از مقدار واقعی حقوق و دستمزد و پورسانت فروش بیش از مقدار واقعی بیان شده است. در ادامه کاربرگ ارزیابی ریسک های مذکور ارائه شده است.
- آیا لیست حقوق و دستمزد کارمندان به طور دوره ای برای شناسایی شماره های تکراری یا غیرمعتبر تأمین اجتماعی بررسی می شود؟
سازمان ها باید به طور دوره ای لیست حقوق و دستمزد کارمندان را از نظر شماره های تکراری یا غیرمعتبر تأمین اجتماعی که ممکن است نشان دهنده یک کارمند شبح یا همپوشانی پرداختی به کارمندان فعلی باشد، بررسی کنند.
سوالات متداول کاربرگ ارزیابی ریسک تقلب حقوق و دستمزد
- آیا سوابق پرسنل مستقل از واحد حقوق و دستمزد نگهداری می شود؟
سوابق پرسنل باید مستقل از واحد حقوق و دستمزد نگهداری شود.
- آیا ثبت کارکنان جدید در سیستم پرسنلی با کنترل های مدیریتی انجام می شود؟
در زمان ثبت اطلاعات کارکنان جدید باید اطمینان حاصل شود که کارمند جدید واقعی بوده و تاییده های مدیریتی در این خصوص انجام شود.
- آیا مرخصی استعلاجی و استحقاقی برای انطباق با خط مشی شرکت بررسی می شود؟
مرخصی استعلاجی و استحقاقی باید برای انطباق با خط مشی شرکت بررسی شود.
- آیا فرم های مناسب برای تأیید کسر حقوق و معافیت های مالیات توسط کارمند تکمیل و امضا شده اند؟
کارمندان باید فرم های مناسب را برای تأیید کسر حقوق و معافیت های مالیات تکمیل و امضا کنند.
- آیا برای اطمینان از حذف کارکنان پس از انفصال از لیست حقوق، حقوق و دستمزد به طور دوره ای با سوابق پرسنل مقایسه می شود؟
برای اطمینان از حذف شدن کارمندان پایان یافته از لیست حقوق و دستمزد، باید حقوق و دستمزد را به طور دوره ای با سوابق پرسنل مقایسه کرد.
- آیا چک های حقوق و دستمزد از قبل شماره گذاری شده و به ترتیب صادر داده می شوند؟
چک های حقوق و دستمزد باید از قبل شماره گذاری شده و به ترتیب صادر داده شوند.
- آیا حساب بانکی حقوق و دستمزد توسط کارمندی که در تهیه چک حقوق و دستمزد مشارکت ندارد، چک را امضا نمی کند و واریز حقوق و دستمزد را انجام نمی دهد، کنترل می شود؟
حساب بانکی حقوق و دستمزد باید توسط کارمندی که در تهیه چک حقوق و دستمزد مشارکت ندارد، چک را امضا نمی کند و واریز حقوق و دستمزد را انجام نمی دهد، کنترل شود.
دیگر سوالات
- آیا ثبت های حقوق و دستمزد با حساب های کنترلی دفتر کل مغایرت گیری می شود؟
ثبت های حقوق و دستمزد باید با حساب های کنترلی دفتر کل مغایرت گیری شود.
- آیا چک های حقوق و دستمزد باطل از نظر تغییرات و تأیید بررسی می شوند؟
چک های باطل حقوق و دستمزد باید از نظر تغییرات و تأییدها بررسی شوند.
- آیا دسترسی به چک حقوق و دستمزد و مهر امضا آنها محدود است؟
دسترسی به چک حقوق و مهر امضا باید محدود شود.
- آیا میزان کسورات حقوق و دستمزد برای مالیات، بیمه و غیره بررسی می شود تا مشخص شود آیا هیچ فیش حقوقی است که فاقد کسورات باشد؟
فیش های حقوقی که هیچ گونه مالیات ، بیمه و غیره را کسر نمی کنند باید بررسی شود.
- آیا لیست حقوق و دستمزد کارمندان به صورت دوره ای برای شماره حساب، نشانی و شماره تلفن های تکراری یا ناقص بررسی می شود؟
لیست حقوق و دستمزد کارمندان باید از نظر آدرس و شماره تلفن های تکراری یا ناقص بررسی شود.
- آیا اطلاعات حساب چک های پرداختی به صورت خودکار به صورت دوره ای برای کنترل پرداخت های تکراری بررسی می شود؟
اطلاعات حساب برای چک های پرداخت حقوق باید به صورت دوره ای برای کنترل پرداخت های تکراری بررسی شود.
- آیا کارمندی از بخش حقوق و دستمزد جداگانه برای واریز حقوق و دستمزد اختصاص دارد؟
برای واریز حقوق و دستمزد باید کارمندی جدا از بخش حقوق و دستمزد تعیین شود.
سوالات آخر
- آیا تغییر در حقوق کارمندان به بیش از یک سطح تأیید مدیریت نیاز دارد؟
تغییر در حقوق کارمند باید بیش از یک سطح تأیید مدیریت داشته باشد.
- آیا اضافه کاری باید توسط سرپرست تایید شود؟
اضافه کاری باید توسط یک سرپرست تایید شود.
- آیا سرپرستان کارت های ساعت (تایم شیت) را برای هر دوره پرداخت تأیید و امضا می کنند؟
سرپرستان باید کارت های ساعت را برای هر دوره پرداخت تأیید و امضا کنند.
- آیا هزینه های پورسانت برای تأیید مبالغ با ارقام فروش مقایسه می شود؟
مقایسه هزینه های پورسانت با ارقام فروش برای تأیید مبالغ، یک روش کنترل مهم است که می تواند به تشخیص تقلب در حقوق و دستمزد کمک کند.
- آیا شخصی جدا از بخش فروش، پورسانت فروش را محاسبه می کند؟
شخصی جدا از بخش فروش باید پورسانت فروش را محاسبه کند.