حسابرسی فناوری اطلاعات

بررسی چرخه خريد از دیدگاه حسابرسی عملیاتی

حسابرسی عملیاتی به بررسی عملیات سازمان از ابعاد کارایی، اثر بخشی و صرفه اقتصادی می پردازد. یکی از مراحل نخستین در فرآیند حسابرسی عملیاتی شناسایی چرخه ها و فرآیندهای عملیاتی است. در ادامه چرخه خرید به عنوان یکی از مهمترین چرخه های سازمان توصیف شده است.

 

ايجاد سفارش خريد

طي اين فرايند نيازمندي ارائه شده از سوي ادارات متقاضي پس از بررسي از ابعاد موجودي كالا و همچنين مشخص بودن بودجه آن، در قالب يك سفارش خريد تنظيم شده و براي تامين توسط تامين‌كننده مناسب آماده مي‌شود. نيازمندي بيان شده توسط ادارات متقاضي ممكن است از لحاظ مشخصات فني، تعداد و ساير ويژگي‌هاي كاركردي داراي جزييات مناسب نبوده و همچنين دقت لازم در تعريف آن لحاظ نشده باشد. طي اين فرايند، نيازمندي‌ها با جزييات و دقت لازم در قالب يك سفارش خريد تعريف مي‌شود. اين سفارش علاوه بر مشخصات كمي و كيفي كالا و خدمات در برگيرنده ساير ابعاد از جمله استانداردهاي لازم، گارانتي، نصب، بازرسي فني و شيوه حمل و نقل و تحويل نيز مي‌باشد.

 

انتخاب تامين‌كننده

در اين فرايند، براساس سفارش خريد تعريف شده، اقدام به جستجو و انتخاب برترين تامين‌كننده مي‌گردد. در صورتی كه رويكرد سازمان در تامين و تدارك كالا و خدمات، تامين استراتژيك باشد، طي اين فرايند از ميان تامين‌كنندگان موجود در ليست كوتاه مواردي جهت استعلام و دريافت پيشنهاد فني و بازرگاني انتخاب مي‌شوند. پس از دريافت و ارزيابي پيشنهادهاي تامين‌كنندگان، برترين پيشنهاد با در نظر گرفتن صرفه و صلاح شركت و مبتني بر آيين‌نامه معاملات، انتخاب مي‌گردد.

 

ارسال و پيگيري سفارش خريد

پس از انتخاب تامين‌كننده نسبت به ارسال سفارش خريد براي وي اقدام مي‌شود. طي اين فرايند همچنين پيگيري‌هاي لازم جهت دريافت كالا و يا خدمات از تامين‌كننده تا زمان تحويل به انبار نيز انجام مي‌شود.

 

عقد قرارداد

در صورت نياز به تنظيم و عقد قرارداد، براي دريافت كالا و خدمات، كارشناس خريد با هماهنگي كارشناس حقوقي نسبت به تنظيم قرارداد، مذاكره در خصوص مفاد قرارداد با تامين‌كننده، دريافت تاييده قرارداد از مديريت خريد و پيگيري جهت امضا و تبادل قرارداد توسط سازمان و تامين‌كننده اقدام مي‌كند.

 

برنامه‌ريزي و مديريت دريافت

پس از ارسال سفارش خريد، نسخه‌اي از سفارش خريد يا قرارداد در اختيار كارشناس لجستيك قرار گرفته تا وي نسبت به برنامه‌ريزي دريافت اقدام كند. برنامه‌ريزي و مديريت دريافت مشتمل بر پيگيري ترخيص، حمل و نقل و تحويل كالا به انبار، بررسي ظرفيت انبار و پيگيري آماده‌سازي محل انبارش و همچنين تخصيص نيروي انساني و تجهيزات مورد نياز براي تخليه است.

 

دريافت كالا

اولين مرحله در انبارش كالا، دريافت آن مي‌باشد. طي دريافت كالاي ورودي به انبار تفكيك شده، از لحاظ كميت و مشخصات ظاهري توسط كارشناس انبار كنترل مي‌گردد. بررسي‌هاي فني در خصوص اسناد بازرسي و همچنين كنترل فني توسط ادارات متقاضي انجام مي‌شود و صورتجسله تحويل كالا تهيه شده و توسط ذينفعان تحويل تاييد مي‌گردد.

 

دريافت و پردازش صورت‌حساب

پس از تحويل كالا به انبار، صورتحساب تامين‌كننده دريافت شده و پردازش مي‌گردد تا اطمينان حاصل شود تامين‌كننده تمامي تعهدات خود را در خصوص كيفيت و كميت كالا و خدمات و همچنين زمان و موعد تحويل و خدمات زمان تحويل انجام داده است. در صورت تاييد صورت‌حساب وي، تاييده‌اي براي پرداخت به وي صادر شده و در اختيار اداره مالي قرار مي‌گيرد. وظيفه پرداخت و تسويه حساب با تامين‌كنندگان بر عهده اداره مالي است. ليكن كارشناس خريد يا منبع‌يابي به دليل برقراري ارتباط مستقيم با تامين‌كننده بايد در جريان وضعيت پرداخت و تسويه حساب با تامين‌كننده باشد تا بتواند اطلاعات آخرين وضعيت تامين‌كننده را به‌روزرساني كند.

 

مديريت عملكرد تامين‌كننده

به ازاي هر مورد خريد يا تداركاتي كه توسط تامين‌كننده انجام مي‌شود. نياز است تا عملكرد تامين‌كننده مورد ارزيابي قرار گرفته و اطلاعات عملكرد وي در خصوص تحويل مناسب و به موقع كالا و خدمات براساس تعهدات توافق‌شده، ثبت و به‌روزرساني گردد تا در معاملات آتي بتواند مبنايي براي ارزيابي تامين‌كننده قرار گيرد.

 

تحويل به متقاضي

كالاي انبار شده در انبار بنابردرخواست ادارات متقاضي به صورت يك‌جا و يا دسته‌اي در زمان مشخص و در محل بهره‌برداري در اختيار آنها قرار مي‌گيرد. جمع‌آوري، بسته‌بندي، حمل و نقل، انتقال و تحويل كالا در زمره فعاليت‌هاي اين فرايند است.

 

نظر دهید