حسابرسی فناوری اطلاعات

کنترل های سیستم های اطلاعاتی، کنترل مستندات گردشی

بخشی از کنترل های سیستم های اطلاعاتی مربوط به کنترل ورودی های نرم افزار می باشد. کنترل مستندات گردشی یکی از این کنترل ها به شمار می رود. مستندات گردشی (Turnaround Documents) اسنادی هستند که ابتدا براساس یک سری تنظیمات و پالایش ها از نرم افزار خروجی گرفته می شوند، سپس اطلاعات تکمیلی بدان ها افزوده شده و در نهایت نیز مجددا به سیستم وارد می شوند.

 

به عنوان مثال در آزمون های سراسری، پاسخنامه مربوط به هر شرکت کننده براساس اطلاعات هویتی و شخصی وی و همچنین اطلاعات سیستمی تخصیص یافته به وی از نرم افزار پرینت گرفته می شود. شرکت کننده پس از ثبت پاسخ های خود، پاسخ نامه را تحویل می دهد. پس از جمع آوری پاسخنامه ها، مجددا پاسخ های شرکت کنندگان توسط رایانه خوانده شده و در نرم افزار ثبت می شود. در این وضعیت، اطلاعات هویتی کاربر از جمله نام، نام خانوادگی و کد ملی، اطلاعات رشته مورد تقاضی وی برای آزمون و اطلاعات سیستمی از جمله کد و شماره سریال پرسشنامه بر روی آن درج می گردد. چنین اطلاعاتی در زمان تکمیل اطلاعات و گردآوری داده ها نوعی کنترل به شمار می رود. چرا که امکان احراز هویت فردی که پاسخنامه را تکمیل می کند براساس اطلاعات درج شده بر روی آن وجود دارد.

مستندات گردشی در سایر حوزه های کسب و کار نیز کاربرد دارند. به عنوان مثال پیش فاکتورهای صادر شده توسط شرکت ها یکی از این موارد می باشد. در این پیش فاکتورها، اطلاعات مشتری، کالا، قیمت و سایر شرایط از جمله شرایط تحویل ثبت شده است. پس از پرینت پیش فاکتور توسط سیستم، صورتحساب مذکور برای مشتری ارسال می شود. مشتری نیز ممکن است سایر اطلاعات تکمیلی از جمله آدرس، محل تحویل، شیوه پرداخت، تاریخ تقریبی تحویل، شرایط حمل و غیره را تکمیل نموده و پس از تایید مجددا به شرکت عودت دهد. اطلاعات اضافی مذکور مجددا به نرم افزار افزوده می شود.

کاربرد این کنترل در کاهش ریسک های یکپارچگی اطلاعات است. چرا که اطلاعات دریافتی به عنوان ورودی نرم افزار به اطلاعات معتبر قبلی ثبت شده در نرم افزار پیوند داده می شود. در حال حاضر سعی می کنند فرآیند دریافت مجدد اطلاعات را نیز تسهیل کنند. به عنوان مثال ثبت بارکدهای دو بعدی و سه بعدی بر روی مستندات و قبوض با همین هدف صورت می گیرد.

نظر دهید