حسابرسی فناوری اطلاعات

کنترل های سیستم های اطلاعاتی، کنترل های انتقال اسناد

کنترل های سیستم های اطلاعاتی برای رویارویی با ریسک های سیستم های اطلاعاتی اتخاذ می شوند. در مواردی که داده هایی در حجم بالا در سیستم های نرم افزاری ثبت می شوند، برخی از کنترل ها از جمله کنترل های دسته ای (Batch Total) و کنترل های هش (Hash Total) موضوعیت پیدا می کنند. به عنوان مثال طی یک انتقال قرار است اطلاعات حدود 1000 سند حسابداری فروش از سیستم فروش به سیستم دفاتر کل انتقال یابد. در این موارد ممکن است دو ریسک اصلی بوجود آید:
• ممکن است یکی از اسناد مذکور در انتقال از قلم بیافتد و به هر دلیلی در نرم افزار مقصد ثبت نشود.
• ممکن است یکی از اسناد دو بار در نرم افزار مقصد ثبت شود.

برای رویارویی با این ریسک ها، دو کنترل کلیدی از جمله کنترل های سیستم های اطلاعاتی قابل استفاده هستند که در ادامه این کنترل ها توصیف شده اند.

کنترل های دسته ای

در این نوع از کنترل ها، تعداد اقلام مورد نظر در ابتدا شمارش شده و پس از انتقال نیز اقلام شمارش شده تا اطمینان حاصل گردد که تمامی اقلام منتقل شده اند. این کنترل می تواند تا حدی موثر باشد، لیکن هنوز بخشی از ریسک ها را پوشش نمی دهد. مثلا ممکن است از مجموع 1000 سندی که انتقال یافته اند. 999 سند منتقل شده، یک سند منتقل نشده و یک سند دو بار انتقال یافته است. در نهایت تعداد کل اقلام انتقال یافته با تعداد کل اقلام آماده شده برای انتقال برابر است، لیکن هر دور ریسک بالا رخ داده است. در این موارد باید از کنترل دیگری به عنوان کنترل جبرانی استفاده کرد.

 

کنترل هش

در این نوع کنترل برای ارتقای اثربخشی کنترل در مقابله با ریسک های فوق، از رویکردی پیشرفته تر استفاده می شود. بدین صورت که مجموع یک یا چند قلم از اقلام اطلاعاتی اسناد انتقالی در مبدا و مقصد محاسبه شده و با یکدیگر مقایسه می گردند. به عنوان مثال اگر مجموع مبالغ اسناد فروش انتقالی در مبدا 369547 ریال باشد، در مقصد نیز مجموع مبالغ اسناد محاسبه می شود و با مبالغ مبدا مقایسه گردد در صورتی که مبلغ اسناد فروش دریافتی در نرم افزار مقصد همین مقدار باشد، کنترل درست عمل نموده است. البته ممکن است برای ارتقای اطمینان بخشی کنترل، به جای یک قلم اطلاعاتی از چند قلم اطلاعاتی استفاده شود. به عنوان مثال به جای مبلغ فروش، تعداد اقلام نیز در نظر گرفته شده و مجموع تعداد اقلام نیز محاسبه گردد.

نظر دهید