هریک از داده هایی که در سیستم های اطلاعاتی ذخیره می شوند، دارای مشخصاتی (Attribute) هستند. در این کنترل مشخصات داده ها به نحوی تعریف می شود تا از ورود داده های مغایر با این مشخصات جلوگیری شود.
نوع داده، حداقل و حداکثر طول تعیین شده برای داده، الزامی یا اختیاری بودن داده، مرجع داده و غیره برخی از مشخصات کلیدی داده ها هستند.
داده ها می توانند به انواع مختلفی از جمله داده های عددی، داده های متنی، داده های ترکیب عدد و متن، داده های مربوط به تاریخ، واحدهای پول، درصد و مختصات جغرافیایی تقسیم بندی شوند. داده های عددی نیز خود می توانند شامل اعداد طبیعی، اعداد صحیح، اعداد حقیقی، اعداد مختلط و غیره باشند.
علاوه بر نوع، حداکثر و حداقل طول داده نیز کنترل مشخصات داده ها به شمار می رود. برخی از داده ها دارای طول مشخصی هستند. به عنوان مثال کد ملی و کد پستی باید حتماً به صورت عددی وارد شده و طول کاراکتر آن نیز 10 عدد باشد. برخی از داده ها مانند نام افراد ممکن است دارای حداقل 5 حرف و حداکثر 50 حرف باشند.
ورود برخی از داده ها در زمان ثبت اطلاعات در سیستم الزامی است. به عنوان مثال در ثبت یک سند، تاریخ سند، کد حساب و مبلغ باید به صورت الزامی وارد شود. مشخص کردن داده هایی که باید به صورت الزامی ثبت شوند نیز از دیگر کنترل های مشخصات داده ها به شمار می رود.
برای برخی از داده ها از قبل مقادیر مشخصی تعریف شده که مقدار وارد شده باید با این مقادیر تطابق داشته باشد. این مقادیر می توانند به صورت لیست باشند. به عنوان مثال نام شهرهای کشور به صورت لیست از پیش تعریف شده در سیستم قرار داده شده و کاربران باید نام شهر را از این لیست انتخاب کرده و نمی توانند خود نام جدیدی را ثبت کنند. این مراجع ممکن است به صورت یک محدوده از اعداد نیز باشند. به عنوان مثال ممکن است براساس سیاست های فروش، میزان تخفیف در نظر گرفته شده برای مشتری بین 5 تا 25 درصد قابل اعمال باشد. بنابراین کاربران تنها می توانند عددی بزرگتر از 5 و کمتر از 25 را انتخاب کنند.
برخی از داده ها نیز دارای الگوریتم هایی هستند که مشخصات ویژه آنها را کنترل می کنند. رقم کنترلی یکی از این موارد است. در شناسه هایی که در نظام بانکی استفاده می شوند معمولاً یک رقم به عنوان رقم کنترلی (Check Digit) تعیین کننده صحت داده ها است. کد ملی نیز دارای ساز و کار مشابهی است که براساس آن، سیستم صحت کد ملی وارد شده را کنترل می کند.
کنترل مشخصات داده ها بسیار حائز اهمیت است چرا که براساس این کنترل های ساده می توان از بسیاری از ریسک های ناشی از داده های نامعتبر و غیرصحیح که به صورت عمدی یا غیر عمدی وارد می شوند جلوگیری کرد.