تاثیر کیفیت داده ها بر حسابرسی مستمر

حسابرسی مستمر با ترکیب تکنیکهای تحلیل داده با فعالیت های روزمره حسابرسان شکل گرفته است. در این رویکرد به جای رسیدگی های دوره ای خصوصا در دوره های سالانه، پایش و نظارت حسابرسان به صورت مستمر انجام می شود. براین اساس آنها می توانند ریسک ها را به سرعت شناسایی کرده و وضعیت کنترل ها را در رویارویی با این ریسک ها ارزیابی نمایند. داده ها کلیدی ترین ورودی های حسابرسی مستمر به شمار می روند. براین اساس کیفیت داده ها نیز از دغدغه های کلیدی حسابرسان داخلی و تحلیل گران داده می باشد چرا که داده های اشتباه، غیر قابل اعتماد و بی کیفیت نمی توانند نتیجه مطلوبی را برای حسابرسان به همراه داشته باشند. براین اساس مهمترین مشکلات کیفیت داده ها که بر حسابرسی مستمر و نتایج کار حسابرسان تاثیر گذار می باشد، به شرح زیر شناسایی شده اند.

• تعريف غيراستاندارد از داده‌ها: در بسياري از موارد در سازمان‌ها از يك موضوع واحد تعاريف مختلفي براي داده‌ها ارائه مي‌شود در اين حال زماني كه داده‌ها تجميع مي‌شوند و يا اينكه در كنار يكديگر تحليل مي‌گردند نتايج غير دقيق، مبهم و نادرستي به دست مي‌آيد.
• در دسترس نبودن داده‌ها: در برخي موارد داده مورد نياز در دسترس نبوده و يا وجود ندارد. در برخي موارد نيز داده‌ها تنها براي خالي نبودن عريضه وارد شده‌اند و صحت و اعتباري ندارند. در فرم‌هاي تعبيه شده در فرآيندهاي كسب و كار اين مورد به طور گسترده‌اي مشاهده مي‌شود. به عنوان مثال اغلب مشتريان اطلاعات تماسي خود را به درستي وارد نمي‌كنند.
• اشتباه در ثبت و ورود داده‌ها: ورود داده‌ها به صورت اشتباه در سيستم‌هاي اطلاعاتي و يا فرم‌هاي كاغذي از ديگر مصاديق كيفيت پايين داده‌ها است. داده‌ها ممكن است به صورت عمدي و يا سهوي اشتباه وارد شده و اعتبار و صحت خود را از دست دهند.
• غير قابل انتقال بودن داده‌ها: در برخي از موارد داده‌هاي ثبت شده در يك سيستم اطلاعاتي قابليت انتقال به سيستمي ديگر به صورت الكترونيكي را ندارد. در اين حال داده‌هاي يكسان بارها در سيستم‌هاي مختلفي ثبت شده و نگهداري مي‌شوند. اين امر باعث ايجاد عدم تطابق بين داده‌هاي سازماني مي‌گردد.
• ناهمخواني داده‌ها: عدم تطابق داده‌هاي سازماني يكي از مصاديق جدي كيفيت پايين داده‌ها است كه در بسياري از موارد به دليل تهيه گزارش از منابع داده‌اي مختلف بوجود مي‌آيد. يكپارچه نبودن منابع داده‌اي سازمان از مهمترين دلايل ناهمخواني داده‌ها است.
• عدم تطابق داده‌ها در زمان‌هاي مختلف: در برخي موارد داده‌هاي كه در مورد يك موضوع واحد در يك مقطع زماني خاص، در زمان‌هاي مختلفي گزارش‌گيري شده و يا مورد محاسبه قرار مي‌گيرند نتايج متفاوتي را ارائه مي‌كنند. به عبارت ديگر داده‌ها طي دوره زماني پايايي ندارند.
• در اختيار نبودن در زمان مناسب: دسترسي به داده‌ها بايد در زمان مناسب صورت گيرد. بسياري از مواقع مدت زمان در دسترس براي تصميم‌گيري بسيار كوتاه بوده و در اين زمان كوتاه بايد داده‌هاي مورد نياز با كيفيت مناسب در اختيار باشد. ليكن در عمل تهيه گزارش و ارائه داده‌هاي مورد نياز با تاخيرهاي جدي همراه است.
• ارتباطات ضعيف: داده‌ها در ارتباطات رسمي و غيررسمي سازمان به جريان در آمده و در اختيار ذينفعان و مخاطبين قرار مي‌گيرند. در صورتي كه مسير اين ارتباطات به خوبي تعريف نشوند، امكان تبادل داده‌ها به صورت موثر و با كيفيت وجود ندارد. در اين جريان بايد مشخص گردد كه ارتباطات چگونه، در چه زماني و توسط چه كسي برقرار مي‌شود.
• ضعف مهارت‌هاي توليدكنندگان و بهره‌‌برداران داده‌: توليد، تجزيه و تحليل و استفاده از داده‌ها نيازمند مهارت‌هايي است كه در صورت فقدان آنها، توليدكنندگان و بهره‌برداران از داده‌ها نمي‌توانند به صورت موفق گزارش‌هاي با كيفيتي را ايجاد نمايند و اين امر خود باعث كاهش كيفيت داده‌ها مي‌شود.